Ausländische Fachkräfte einstellen 2026: Welche Unterlagen Arbeitgeber übersetzen lassen müssen
Ali Harun Balkaya, ermächtigter ÜbersetzerAktualisiert: 21. Oktober 2026Lesezeit: 10 Minuten
Sie haben eine passende Fachkraft aus dem Ausland gefunden, und jetzt fragt die Ausländerbehörde nach Unterlagen. Welche davon müssen ins Deutsche übersetzt werden, welche gehen auf Englisch durch, und welche brauchen Sie gar nicht? Dieser Ratgeber zeigt Personalabteilungen den Ablauf vom beschleunigten Fachkräfteverfahren bis zum Visum und wie Sie pro Kandidat nur die Seiten übersetzen lassen, die wirklich verlangt werden.
Kurz gesagt
- Zuerst klären, ob der Beruf reglementiert ist. Pflege, Medizin, Lehramt, Erziehung oder Architektur: Anerkennung ist Pflicht. Bei nicht reglementierten Berufen mit Hochschulabschluss reicht oft ein anabin-Auszug oder eine ZAB-Zeugnisbewertung.
- Beschleunigtes Fachkräfteverfahren (§ 81a AufenthG): Sie stellen als Arbeitgeber den Antrag bei der Ausländerbehörde, mit Vollmacht der Fachkraft. Gebühr: 411 €. Die Bundesagentur für Arbeit hat eine Woche, der Visumtermin muss innerhalb von drei Wochen stattfinden.
- Übersetzt werden vor allem Abschluss, Fächer- und Notenübersicht und Berufserlaubnisse, wenn sie nicht auf Deutsch vorliegen. Ihre eigenen Dokumente (Arbeitsvertrag, Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis) sind ohnehin deutsch.
- Englisch wird oft akzeptiert, aber nicht überall: Visastellen und manche Anerkennungsstellen nehmen englische Abschlüsse ohne Übersetzung an. Fragen Sie die zuständige Stelle, bevor Sie übersetzen lassen.
Ehrlicher Hinweis: Für die ZAB-Zeugnisbewertung, für englischsprachige Diplome und für alles, was Sie selbst auf Deutsch ausstellen, brauchen Sie in der Regel keine Übersetzung. Wer das vorher prüft, spart pro Kandidat schnell mehrere Seiten.
Der Ablauf in drei Schritten
Jede Einstellung aus einem Drittstaat folgt im Kern derselben Logik. Die Behörde will wissen: Ist die Qualifikation gleichwertig? Passen die Arbeitsbedingungen? Ist die Person, wer sie vorgibt zu sein? Für jede dieser Fragen gibt es Unterlagen, und nur ein Teil davon muss übersetzt werden.
Übersetzungen fallen fast nur in Schritt 1 an. In Schritt 2 liefern Sie selbst deutsche Formulare. In Schritt 3 entscheidet die jeweilige Auslandsvertretung, welche Sprachen sie akzeptiert.
Reglementiert oder nicht: Anerkennung, anabin oder ZAB
Die Bundesagentur für Arbeit nennt über 400 reglementierte Berufe in Deutschland, darunter Ärztin, Pflegefachkraft, Erzieher, Architektin und Lehrer. In diesen Berufen darf ohne Anerkennung nicht gearbeitet werden. Ob ein Beruf reglementiert ist und welche Stelle zuständig ist, zeigt der Anerkennungs-Finder. Die Zuständigkeit hängt vom Bundesland ab, in dem die Person arbeiten wird.
| Situation | Was die Behörde braucht | Übersetzung? |
|---|---|---|
| Reglementierter Beruf (z. B. Pflege, Medizin, Lehramt) | Anerkennungsbescheid oder Berufserlaubnis der zuständigen Landesstelle | Meist ja für Abschluss, Fächerübersicht, Berufserlaubnis, oft auch Nachweise der Berufserfahrung |
| Berufsausbildung, nicht reglementiert | Gleichwertigkeitsbescheid der zuständigen Stelle (z. B. IHK FOSA, Handwerkskammer) | Meist ja für Zeugnis und Ausbildungsinhalte |
| Hochschulabschluss, nicht reglementiert | anabin-Auszug (Hochschule H+, Abschluss gleichwertig) oder ZAB-Zeugnisbewertung | Für die ZAB in der Regel nein; für die Visastelle je nach Sprache |
Die Anerkennungsstelle entscheidet laut Bundesagentur für Arbeit bei vollständigen Unterlagen in der Regel innerhalb von drei Monaten. Im beschleunigten Fachkräfteverfahren verkürzt sich das auf zwei Monate. Die ZAB-Zeugnisbewertung kostet 208 € und wird online beantragt. Was die ZAB bei türkischen Abschlüssen konkret verlangt, steht in unserem Ratgeber zur ZAB-Zeugnisbewertung.
Beschleunigtes Fachkräfteverfahren: Gebühr und Fristen
Mit dem beschleunigten Fachkräfteverfahren nach § 81a AufenthG übernehmen Sie als Arbeitgeber die Behördengänge in Deutschland. Die Fachkraft erteilt Ihnen dafür eine Vollmacht. Sie schließen mit der Ausländerbehörde eine Vereinbarung über Pflichten, Nachweise und Fristen. Ab diesem Zeitpunkt fällt die Gebühr an.
| Stelle | Frist im beschleunigten Verfahren | Was Sie liefern |
|---|---|---|
| Anerkennungsstelle | Entscheidung innerhalb von zwei Monaten nach vollständigen Unterlagen | Abschluss, Fächerübersicht, ggf. Berufspraxis, mit Übersetzungen |
| Bundesagentur für Arbeit | Eine Woche, sonst gilt die Zustimmung als erteilt (§ 36 Abs. 2 BeschV) | Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis (deutsches Formular) |
| Auslandsvertretung, Termin | Innerhalb von drei Wochen nach Vorlage der Vorabzustimmung | Vorabzustimmung an die Fachkraft weiterleiten |
| Auslandsvertretung, Entscheidung | In der Regel innerhalb von drei Wochen nach vollständigem Antrag | Nichts weiter, die Fachkraft legt ihre Unterlagen vor |
Wichtig: Die Fristen laufen erst, wenn die Unterlagen vollständig sind. Eine fehlende Übersetzung stoppt die Uhr. Deshalb lohnt es sich, Übersetzungen direkt am Anfang zu bestellen und nicht erst, wenn die Behörde nachfordert.
Wer das beschleunigte Verfahren nicht nutzt, kann die Bundesagentur für Arbeit nach § 36 Abs. 3 BeschV direkt um eine Vorabzustimmung bitten. Dafür reichen in der Regel Ihre Angaben zur Stelle; Übersetzungen fallen hier kaum an.
Welche Unterlagen übersetzt werden müssen
Die Grundregel: Was eine deutsche Behörde prüft und nicht auf Deutsch vorliegt, muss übersetzt werden, sofern die Behörde keine Ausnahme zulässt. Ausnahmen gibt es vor allem für Englisch. Das Bayerische Landesamt für Pflege verzichtet zum Beispiel bei Diplomen und Berufserlaubnissen aus Drittstaaten in Englisch, Spanisch, Französisch oder Portugiesisch in der Regel auf eine Übersetzung. Andere Stellen sind strenger. Die deutsche Botschaft Kairo akzeptiert für das Arbeitsvisum Übersetzungen ins Englische oder Deutsche und verlangt für englische Abschlüsse keine Übersetzung.
| Unterlage | Übersetzung nötig? | Hinweis |
|---|---|---|
| Hochschul- oder Berufsabschluss | Ja, wenn nicht Deutsch | Englisch wird oft akzeptiert; vorher fragen. |
| Fächer- und Notenübersicht (Transkript) | Ja, wenn nicht Deutsch | Für die Anerkennung fast immer zusammen mit dem Abschluss. |
| Berufserlaubnis, Registrierung, Lizenz | Ja bei reglementierten Berufen | Für Pflege und Medizin zentral. |
| Arbeitszeugnisse, Nachweise der Berufserfahrung | Wenn verlangt | Relevant, wenn Berufspraxis Unterschiede ausgleichen soll. |
| Lehrpläne, Stundentafeln | Nur auf Anforderung | Oft viele Seiten. Nur die angeforderten Fächer übersetzen. |
| Geburts- oder Heiratsurkunde | Bei Namensänderung oder Familiennachzug | Für die Fachkraft allein meist nicht nötig. |
| Reisepass | Nein | Lateinische Zeile reicht. Nur Kopie. |
| Arbeitsvertrag, Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis | Nein, wenn auf Deutsch | Englischer Vertrag: manche Behörden wollen eine deutsche Fassung. |
| Lebenslauf | In der Regel nein | Kein amtliches Dokument; Deutsch oder Englisch genügt meist. |
Wer darf übersetzen?
Für Anerkennungsverfahren verlangen die Stellen in der Regel eine Übersetzung durch in Deutschland öffentlich bestellte oder beeidigte Übersetzer. Das Bayerische Landesamt für Pflege akzeptiert auch Übersetzer, die in der EU, im EWR oder in der Schweiz vereidigt sind. Übersetzungen aus einem Drittstaat brauchen dort eine zusätzliche Bestätigung, etwa durch einen in Deutschland vereidigten Übersetzer oder die Auslandsvertretung. Das kostet Zeit. Wer gleich in Deutschland übersetzen lässt, spart diesen Zwischenschritt. Was eine beglaubigte Übersetzung genau ist, erklärt unser Artikel Beglaubigte Übersetzung: was, wer, wie viel.
Der Übersetzer bestätigt, ob er vom Original oder von einer beglaubigten Kopie übersetzt hat. Manche Stellen verlangen genau das. Ein Handyfoto genügt für das Angebot, für die Übersetzung selbst klären Sie mit der Behörde, ob ein Scan reicht.
Sie wissen nicht, welche Seiten Ihr Kandidat wirklich braucht? Schicken Sie uns die Unterlagen, wir sagen Ihnen kostenlos, was übersetzt werden muss.
Per WhatsApp fragenDas typische Paket pro Kandidat und wie Sie Kosten sparen
In der Praxis sieht ein Übersetzungspaket für eine Fachkraft meist so aus:
- Abschlusszeugnis oder Diplom: meist 1 Seite.
- Fächer- und Notenübersicht: 1 bis 4 Seiten, bei Pflegeausbildungen oft mehr.
- Berufserlaubnis oder Registrierung: 1 Seite, nur bei reglementierten Berufen.
- Arbeitszeugnisse: je 1 Seite, nur wenn die Stelle Berufserfahrung prüft.
- Namensnachweis (z. B. Heiratsurkunde): nur, wenn der Name im Diplom vom Pass abweicht.
Bei einem Hochschulabsolventen in einem nicht reglementierten Beruf sind es oft nur zwei bis drei Seiten. Bei einer Pflegefachkraft können es zehn oder mehr werden, weil Ausbildungsinhalte und Praxisnachweise dazukommen.
So sparen Sie Seiten
- Erst fragen, dann übersetzen. Lassen Sie sich von der Anerkennungsstelle oder Ausländerbehörde die Liste der Unterlagen geben.
- Englische Dokumente nutzen. Viele Hochschulen stellen ein englisches Diploma Supplement aus. Wird Englisch akzeptiert, entfällt die Übersetzung. Mehr dazu in unserem Ratgeber zu englischen Urkunden in Deutschland.
- Lehrpläne nur auf Anforderung. Wenn die Stelle Inhalte prüft, nennt sie meist die Fächer. Nur diese übersetzen.
- Eine Übersetzung, mehrere Behörden. Bestellen Sie die digitale Fassung als PDF mit qualifizierter elektronischer Signatur und bei Bedarf ein Papierexemplar. Ob eine Stelle die digitale Fassung annimmt, ist unterschiedlich; fragen Sie nach.
- Mehrere Kandidaten bündeln. Wenn Sie regelmäßig einstellen, lohnt sich eine feste Absprache mit einem Übersetzungsbüro: ein Ansprechpartner, eine Rechnung pro Monat, gleiche Schreibweisen.
Für Unternehmen: Zusammenarbeit mit uns
Wir arbeiten für Unternehmen, Pflegeeinrichtungen und Personalvermittler in ganz Deutschland. Auf Wunsch vereinbaren wir einen Rahmenvertrag mit festen Seitenpreisen, Rechnung auf das Unternehmen und festen Ansprechpartnern. Die Fachkraft kann ihre Unterlagen direkt an uns schicken; Sie erhalten die fertigen Übersetzungen und die Rechnung. Die Lieferung dauert in der Regel 3 bis 7 Werktage, eilige Fälle liefern wir als Express. Die Übersetzung erhalten Sie zuerst als signiertes PDF, damit Sie die Akte sofort vervollständigen können. Wie die digitale Variante funktioniert, beschreibt unser Artikel zur digital beglaubigten Übersetzung.
Häufige Fehler von Arbeitgebern
- Alles übersetzen lassen, was der Kandidat schickt. Lebenslauf, Pass und Motivationsschreiben brauchen meist keine beglaubigte Übersetzung.
- Übersetzung aus dem Herkunftsland ohne Prüfung. Manche Stellen verlangen dann eine zusätzliche Bestätigung. Das kostet Wochen.
- Unterschiedliche Namensschreibweisen. Diplom, Pass und Vertrag zeigen den Namen verschieden. Die Übersetzung muss sich nach dem Pass richten, sonst fragt die Behörde nach.
- Anerkennung im falschen Bundesland. Zuständig ist die Stelle am künftigen Arbeitsort. Bei Standortwechsel vorher klären.
- Fristen falsch einschätzen. Die Wochenfristen gelten erst ab vollständigen Unterlagen. Übersetzungen gehören an den Anfang.
- Englischen Arbeitsvertrag ohne deutsche Fassung einreichen. Einige Ausländerbehörden verlangen eine deutsche Fassung. Am einfachsten: Vertrag zweisprachig aufsetzen.
„Wenn eine Personalabteilung anruft, frage ich zuerst: Welcher Beruf, welches Bundesland, welche Stelle prüft? Damit steht meist fest, welche drei oder vier Seiten wirklich übersetzt werden müssen. Den größten Zeitverlust sehe ich nicht bei der Übersetzung selbst, sondern wenn Unterlagen nachgefordert werden, weil der Name im Diplom anders geschrieben ist als im Pass. Das klären wir vor der Übersetzung, nicht danach.“
Ali Harun BalkayaErmächtigter Übersetzer, Balkaya Übersetzungen, Wuppertal
Unterlagen Ihrer Fachkräfte schnell und sauber übersetzt
Schicken Sie uns Fotos oder Scans, Sie erhalten vorab einen Festpreis und eine ehrliche Einschätzung, was nötig ist.
- Pro Seite höchstens 49,90 €, Bestätigungsvermerk, Stempel und Versand inklusive
- 3–7 Werktage, auf Wunsch Express-Lieferung
- PDF mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES); Annahme je nach Behörde unterschiedlich
- In der Regel von deutschen Behörden anerkannt (Bestätigungsvermerk nach Landesrecht)
Häufige Fragen
Muss der Arbeitgeber das beschleunigte Fachkräfteverfahren nutzen?
Wer bezahlt die Übersetzungen?
Reicht eine englische Übersetzung?
Kann die Fachkraft die Unterlagen in ihrem Heimatland übersetzen lassen?
Braucht die ZAB-Zeugnisbewertung Übersetzungen?
Wie schnell bekommen wir die Übersetzungen?
Ali Harun Balkaya
Von den Landgerichten Frankfurt am Main und Limburg (Türkisch) sowie vom Oberlandesgericht Düsseldorf (Englisch) ermächtigter Übersetzer. Studium der Wirtschaftswissenschaften (Bergische Universität Wuppertal) und Management Information Systems (Boğaziçi Üniversitesi). Balkaya Übersetzungen liefert seit 2007 beglaubigte Übersetzungen in ganz Deutschland. Über uns
Weitere Ratgeber
Quellen
- Make it in Germany – Das beschleunigte Fachkräfteverfahren, Oktober 2026
- § 36 Beschäftigungsverordnung (Zustimmungsfiktion, Vorabzustimmung)
- Bundesagentur für Arbeit – Anerkennung der Qualifikation
- ZAB – Gebühren der Zeugnisbewertung
- Bayerisches Landesamt für Pflege – Merkblatt Übersetzungen
- Deutsche Botschaft Kairo – Merkblatt Visum zur Erwerbstätigkeit
Dieser Ratgeber dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Fristen, Gebühren und Anforderungen können sich ändern und unterscheiden sich je nach Behörde. Prüfen Sie vor dem Antrag die aktuellen Vorgaben der zuständigen Stelle.