Rumänische und polnische Urkunden in Deutschland 2026: Wann Sie keine Übersetzung brauchen

Ali Harun Balkaya, ermächtigter ÜbersetzerAktualisiert: 21. Oktober 2026Lesezeit: 10 Minuten

Rumänien und Polen sind EU-Staaten. Das spart Ihnen bei Urkunden viel Geld: keine Apostille, und für Geburt, Ehe oder Tod gibt es mehrsprachige Formulare, die eine Übersetzung oft überflüssig machen. Trotzdem verlangen manche Stellen in Deutschland weiterhin eine beglaubigte Übersetzung. Dieser Ratgeber zeigt, wo Sie sparen können und wo nicht.

EU-Regeln: keine Apostille, mehrsprachige Formulare

Die EU-Verordnung 2016/1191 gilt seit dem 16. Februar 2019 in allen EU-Staaten. Sie betrifft öffentliche Urkunden zu Geburt, Leben, Tod, Name, Ehe, Scheidung, eingetragener Partnerschaft, Abstammung, Adoption, Wohnsitz, Staatsangehörigkeit und Vorstrafenfreiheit. Für diese Urkunden gilt:

• Keine Apostille: Eine deutsche Behörde muss eine rumänische oder polnische Urkunde ohne Echtheitsstempel annehmen. Hat sie begründete Zweifel, fragt sie selbst bei der ausstellenden Stelle nach, über das EU-Binnenmarktsystem IMI.
• Mehrsprachiges Formular: Zu vielen Urkunden gibt es ein EU-Formular in allen EU-Sprachen. Liegt es bei, darf die Behörde eine Übersetzung nur in Ausnahmefällen verlangen.
• Übersetzungen aus dem EU-Ausland: Verlangt eine Behörde doch eine beglaubigte Übersetzung, muss sie auch eine Übersetzung annehmen, die in einem anderen EU-Staat beglaubigt wurde.

Wichtig sind die Grenzen. Die Verordnung regelt nur die Echtheit der Urkunde, nicht ihre rechtliche Wirkung. Und sie gilt nicht für Zeugnisse, Diplome, Arbeitsbescheinigungen oder Verträge. Für diese Dokumente gilt weiter das deutsche Recht der jeweiligen Behörde.

Daneben gibt es ein älteres System: das Wiener Übereinkommen Nr. 16 der Internationalen Kommission für das Zivilstandswesen (CIEC) von 1976. Danach stellen Standesämter mehrsprachige Auszüge aus Geburts-, Heirats- und Sterbeeinträgen aus. Deutschland, Rumänien und Polen sind Vertragsstaaten. Diese Auszüge brauchen in Deutschland ebenfalls keine Übersetzung.

Rumänische Urkunden: certificat, extras multilingv, EU-Formular

In Rumänien stellt das Standesamt (Serviciul de Stare Civilă bzw. Compartimentul de stare civilă im Rathaus) drei verschiedene Dokumente aus. Für Deutschland ist der Unterschied entscheidend:

Das extras multilingv hat laut den rumänischen Standesämtern dieselbe Beweiskraft wie die Urkunde selbst. Es ist aber nur für ausländische Behörden in Vertragsstaaten gedacht, nicht für rumänische Ämter. Beantragen können es die betroffene Person, ihr gesetzlicher Vertreter oder ein Bevollmächtigter mit Spezialvollmacht. Bei Sterbeurkunden auch Familienangehörige. Mitzubringen sind ein Antrag und ein gültiger Ausweis, für im Ausland lebende Rumänen der Reisepass.

Das formular standard multilingv bekommen Sie auf Antrag beim Standesamt gegen Vorlage des Original-certificat und Ihres Ausweises. Es ist kein eigenständiges Dokument. Sie legen es in Deutschland immer zusammen mit dem certificat vor.

Polnische Urkunden: odpis skrócony, zupełny, wielojęzyczny

Polnische Standesämter (Urząd Stanu Cywilnego, USC) stellen keine „Urkunde“ im deutschen Sinn aus, sondern einen odpis, also eine Abschrift aus dem Personenstandsregister. Laut dem offiziellen Portal gov.pl gibt es drei Arten:

Laut gov.pl braucht der mehrsprachige Auszug in 23 Staaten, darunter Deutschland, weder Übersetzung noch Legalisation. Es gibt ihn nur auf Papier. Eine normale Abschrift können Sie über gov.pl auch elektronisch bestellen, mit Profil zaufany oder qualifizierter Signatur. Diese elektronische Abschrift gilt aber nur in elektronischer Form; ein Ausdruck hat nicht dieselbe Wirkung wie das Papier vom USC.

Den Antrag auf eine Abschrift können Sie in jedem USC in Polen stellen, nicht nur dort, wo der Eintrag liegt. Das EU-Formular nach der VO 2016/1191 wird in Polen als Übersetzungshilfe zur Kurzabschrift ausgestellt und kann laut Stadt Warschau nicht online beantragt werden.

Wann reicht die Kurzfassung nicht? Manche Standesämter verlangen bei Eheschließung, Namensfragen oder Nachbeurkundung den odpis zupełny, weil sie alle Randvermerke sehen müssen. Dann kommen Sie um eine Übersetzung kaum herum. Fragen Sie das deutsche Standesamt vorher, welche Fassung es braucht. So bestellen und übersetzen Sie nur ein Dokument statt zwei.

Kindergeld, Führerschein, Gewerbe: was wirklich verlangt wird

Kindergeld

Leben Ihre Kinder in Rumänien oder Polen, regelt die EU-Verordnung 883/2004, welches Land zuerst zahlt. Für die Unterlagen gilt eine klare Regel: Die Dienstanweisung zum Kindergeld sagt in V 6.2 Absatz 2: „Eine Übersetzung kann in Fällen der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 nicht verlangt werden.“ Rumänisch und Polnisch sind EU-Amtssprachen. Die Familienkasse muss die Unterlagen also auch ohne Übersetzung bearbeiten. Wie der Antrag mit Kindern im EU-Ausland abläuft, zeigt unser Ratgeber zum Kindergeld für Kinder in Bulgarien; die Regeln sind für Rumänien und Polen dieselben.

Führerschein

Ein rumänischer oder polnischer Führerschein ist ein EU-Führerschein. Er gilt in Deutschland weiter, auch wenn Sie hier Ihren Wohnsitz haben. Eine Umschreibung brauchen Sie laut Verwaltungsportal in der Regel nicht. Sie wird erst nötig, wenn nach dem Umzug die Gültigkeit verlängert werden muss, typischerweise bei den Lkw- und Busklassen C und D. Dann ist die Fahrerlaubnisbehörde an Ihrem Hauptwohnsitz zuständig. Eine Übersetzung eines EU-Kartenführerscheins ist nicht vorgesehen.

Gewerbeanmeldung

Als EU-Bürger brauchen Sie für ein normales Gewerbe keinen Aufenthaltstitel. Ihr Ausweis oder Pass reicht beim Gewerbeamt. Anders ist es im zulassungspflichtigen Handwerk, zum Beispiel als Elektriker, Maurer oder Friseur. Ohne deutschen Meister beantragen Sie bei der Handwerkskammer eine Ausnahmebewilligung nach § 9 HwO. Dafür brauchen Sie unter anderem eine EU-Bescheinigung über Art und Dauer Ihrer Tätigkeit und Nachweise über Ihre Ausbildung aus dem Heimatland. Diese Unterlagen müssen übersetzt werden, auf Verlangen beglaubigt; nur der Nachweis der Staatsangehörigkeit ist ausgenommen.

Pflege und andere Berufe: Anerkennung

Viele Rumäninnen, Rumänen, Polinnen und Polen arbeiten in Deutschland in der Pflege. Hier hilft die EU-Berufsanerkennungsrichtlinie 2005/36/EG. Die allgemeine Krankenpflege gehört zu den Berufen mit automatischer Anerkennung. Das heißt: Steht Ihr Abschluss mit genau dem Titel in Anhang V der Richtlinie, gibt es keine Einzelprüfung der Ausbildung. Sie bekommen direkt eine Bestätigung, sofern die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind.

Für beide Länder enthält die Richtlinie eigene Regeln zu älteren Abschlüssen. Rumänien (Artikel 33a): Bestimmte Abschlüsse, etwa das certificat de competențe profesionale de asistent medical generalist bei Ausbildungsbeginn vor dem 1. Januar 2007, werden anerkannt, wenn eine Bescheinigung mindestens drei Jahre ununterbrochene Tätigkeit als Pflegekraft in Rumänien in den fünf Jahren vor ihrer Ausstellung bestätigt. Polen (Artikel 33 Absatz 3): Das gilt für Ausbildungen, die vor dem 1. Mai 2004 abgeschlossen wurden, und für Bachelor-Abschlüsse aus speziellen polnischen Aufwertungsprogrammen.

Und die Übersetzung? Hier gilt die VO 2016/1191 nicht, denn Diplome gehören nicht zu ihren Urkunden. Das Bayerische Landesamt für Pflege schreibt in seinem Merkblatt für EU-Abschlüsse: Übersetzungen sind nötig, außer bei Unterlagen auf Englisch, Spanisch, Französisch oder Portugiesisch. Konformitätsbescheinigungen werden auf Deutsch oder Englisch ohne Übersetzung akzeptiert. Andere Bundesländer handhaben das ähnlich, aber nicht immer gleich.

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Die 6 häufigsten Fehler

1. Apostille besorgen: Für deutsche Behörden ist sie bei rumänischen und polnischen Personenstandsurkunden nicht nötig. Sie zahlen umsonst.
2. Nur das normale certificat bestellen: Wer gleich das extras multilingv oder das EU-Formular mitbestellt, spart in Deutschland meist die Übersetzung.
3. Elektronischen polnischen odpis ausdrucken: Der Ausdruck hat nicht dieselbe Wirkung wie das Papier. Der mehrsprachige Auszug ist ohnehin nur auf Papier erhältlich.
4. Für die Familienkasse alles übersetzen: Im EU-Fall kann sie keine Übersetzung verlangen. Reichen Sie die Unterlagen zuerst so ein.
5. Führerschein umschreiben lassen wollen: Ein EU-Führerschein gilt weiter. Gehen Sie nur zur Behörde, wenn eine Klasse verlängert werden muss.
6. Diplom ohne Rückfrage übersetzen: Bei der Anerkennung entscheidet die Stelle, welche Seiten sie braucht. Erst fragen, dann übersetzen.

„In den letzten 16 Monaten kamen rund 22 rumänische und polnische Dokumente zu uns, die meisten davon, etwa 19, aus Rumänien. Das ist wenig, und das ist gut so: Die EU-Regeln funktionieren. Was übersetzt werden musste, waren fast nie Geburtsurkunden für die Familienkasse, sondern Diplome für die Anerkennung, Gerichtsunterlagen und Bescheinigungen für das Jobcenter. Für Rumänisch und Polnisch arbeiten wir mit ermächtigten Fachübersetzern zusammen. Vorher prüfe ich mit Ihnen, ob ein mehrsprachiger Auszug die Übersetzung nicht ganz ersetzt.“

Ali Harun Balkaya
Ermächtigter Übersetzer, Balkaya Übersetzungen, Wuppertal

Häufige Fragen

Ali Harun Balkaya
Von den Landgerichten Frankfurt am Main und Limburg (Türkisch) sowie vom Oberlandesgericht Düsseldorf (Englisch) ermächtigter Übersetzer. Studium der Wirtschaftswissenschaften (Bergische Universität Wuppertal) und Management Information Systems (Boğaziçi Üniversitesi). Balkaya Übersetzungen liefert seit 2007 beglaubigte Übersetzungen in ganz Deutschland. Über uns

Weitere Ratgeber

Quellen

• Europäisches Justizportal – Öffentliche Urkunden (VO 2016/1191), abgerufen Oktober 2026
• gov.pl – Odpis aktu stanu cywilnego: informacje ogólne
• Stadt Warschau – Wydanie odpisu zupełnego lub skróconego aktu stanu cywilnego
• Primăria Hațeg – Eliberarea extraselor multilingve (naștere, căsătorie, deces)
• Primăria Piatra Neamț – Eliberare formular standard multilingv
• DA-KG Abschnitt V 6.2 – Amtssprache und Übersetzungen
• Bayerisches Landesamt für Pflege – Merkblatt Anerkennung bei EU-Abschlüssen; dazu Art. 33a und Art. 33 RL 2005/36/EG
• FIM-Portal – Ausländische Fahrerlaubnis (EU/EWR); Ausnahmebewilligung nach § 9 HwO für EU-Bürger

Dieser Ratgeber dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung. Regeln und Verwaltungspraxis können sich ändern und von Behörde zu Behörde abweichen. Prüfen Sie vor dem Antrag die aktuellen Vorgaben der zuständigen Stelle.