Ausfertigung, beglaubigte Abschrift, Kopie: der Unterschied und was er für Übersetzungen heißt

Ali Harun Balkaya, ermächtigter ÜbersetzerAktualisiert: 21. Oktober 2026Lesezeit: 10 Minuten

Original, Ausfertigung, beglaubigte Abschrift, beglaubigte Kopie, einfache Kopie: Behörden verwenden diese Wörter, als wären sie selbsterklärend. Sie sind es nicht. Wer sie verwechselt, schickt das falsche Papier, verliert Wochen oder bezahlt eine Übersetzung doppelt. Hier lernen Sie den Unterschied in fünf Minuten und erfahren, was er für Ihre beglaubigte Übersetzung bedeutet.

Die fünf Begriffe auf einen Blick

Alle fünf Begriffe beschreiben, in welcher Form ein Dokument vorliegt. Entscheidend ist eine Frage: Wer hat bestätigt, dass der Inhalt echt ist, und wie stark ist diese Bestätigung?

Die Ausfertigung: mehr als eine Kopie

Bei notariellen Urkunden bleibt das Original (die Urschrift) beim Notar. Sie erhalten eine Ausfertigung. Das Beurkundungsgesetz sagt dazu klar: Die Ausfertigung der Niederschrift vertritt die Urschrift im Rechtsverkehr (§ 47 BeurkG). Wer etwa einen Erbschein, eine Grundbuchsache oder eine Vollmacht mit einer notariellen Urkunde nachweisen muss, braucht oft genau diese Ausfertigung, keine Kopie.

Ähnlich bei Gerichten: Urteile werden den Parteien nach § 317 ZPO als Abschrift zugestellt. Eine Ausfertigung erteilt das Gericht nur auf Antrag. Sie wird vom Urkundsbeamten der Geschäftsstelle unterschrieben und mit dem Gerichtssiegel versehen. Wer ein deutsches Scheidungsurteil in der Türkei anerkennen lassen will, braucht in der Regel die Ausfertigung mit Rechtskraftvermerk. Mehr dazu in unserem Beitrag zum Rechtskraftvermerk (auf Türkisch).

Die beglaubigte Abschrift: bestätigt die Übereinstimmung, nicht die Echtheit

Eine Beglaubigung bestätigt nur: Diese Kopie stimmt mit dem Schriftstück überein, das vorgelegt wurde. Sie sagt nichts darüber, ob das vorgelegte Schriftstück selbst echt ist. Deshalb muss der Vermerk das Original genau bezeichnen. Und deshalb lehnen Behörden die Beglaubigung ab, wenn das Original Lücken, Streichungen, Radierspuren oder eine gelöste Heftung zeigt (§ 33 Abs. 2 VwVfG).

Wer darf beglaubigen: Behörde oder Notar?

In Deutschland gibt es zwei Wege. Sie sind nicht gleichwertig, und das ist der häufigste Grund für Rückfragen.

Was die amtliche Beglaubigung enthalten muss

Nach § 33 Abs. 3 VwVfG gehören in den Beglaubigungsvermerk:

• die genaue Bezeichnung des Originals,
• die Feststellung, dass die Kopie mit dem vorgelegten Schriftstück übereinstimmt,
• bei nicht behördlichen Dokumenten der Hinweis, dass die Kopie nur zur Vorlage bei einer bestimmten Behörde erteilt wird,
• Ort, Datum, Unterschrift und Dienstsiegel.

Der Notar geht weiter: Nach § 42 Abs. 1 BeurkG soll er feststellen, ob das vorgelegte Dokument eine Urschrift, eine Ausfertigung, eine beglaubigte oder eine einfache Abschrift ist. So sieht der Empfänger sofort, wie „nah“ die Kopie am Original ist.

Fremdsprachige Originale beim Bürgeramt

Das überrascht viele: Wer eine türkische Urkunde beim Bürgeramt beglaubigen lassen will, braucht dafür unter Umständen zuerst eine Übersetzung. Berlin schreibt, dass in der Regel eine deutsche Übersetzung erforderlich ist, wenn die Mitarbeiter den Inhalt nicht anders beurteilen können. Ob darauf verzichtet wird, entscheidet sich erst am Schalter. Prüfen Sie also, ob Sie wirklich eine beglaubigte Kopie des türkischen Originals brauchen, oder ob die Behörde mit der beglaubigten Übersetzung und einer einfachen Kopie zufrieden ist.

Türkische Entsprechungen: aslı gibidir, onaylı suret, e-Devlet

Viele unserer Kunden bringen Dokumente aus der Türkei mit, die einen der folgenden Vermerke tragen. So ordnen Sie sie ein:

Für die Übersetzung heißt das: Ein „Aslı gibidir“-Stempel oder ein notarieller Vermerk wird mitübersetzt. Der Leser in Deutschland sieht dann, dass die Vorlage eine beglaubigte Kopie war und wer sie beglaubigt hat. Ob eine deutsche Behörde eine türkische beglaubigte Kopie anstelle des Originals akzeptiert, entscheidet allein diese Behörde. Bei e-Devlet-Ausdrucken übersetzen wir den Barcode und den Prüfhinweis mit, damit die Behörde das Dokument selbst prüfen kann.

Was das für Ihre Übersetzung bedeutet

Ein ermächtigter Übersetzer bestätigt mit seinem Vermerk, dass die Übersetzung richtig und vollständig ist. Nach § 34 Abs. 2 JustG NRW muss der Vermerk auch angeben, wenn das übersetzte Dokument kein Original ist oder nur ein Teil übersetzt wurde. Auffälligkeiten wie unleserliche Wörter, Änderungen oder Auslassungen soll er ebenfalls nennen. Andere Bundesländer haben ähnliche Regeln.

Ein typischer Vermerk lautet dann zum Beispiel: „Übersetzung nach einer mir vorgelegten einfachen Kopie“ oder „nach einer beglaubigten Kopie“. Die Übersetzung verschweigt also nie, wovon sie gemacht wurde. Genau das macht sie vertrauenswürdig.

Wann eine Übersetzung nach Scan oder Foto genügt

• Für die meisten Anträge bei Ausländerbehörde, Jobcenter, Familienkasse, Standesamt oder Arbeitgeber, sofern diese das Original selbst sehen oder eine einfache Kopie akzeptieren.
• Wenn Sie das Original bei der Behörde ohnehin persönlich vorzeigen. Dann vergleicht die Behörde Original und Übersetzung selbst.
• Für Online-Anträge, bei denen Sie nur PDFs hochladen.

Wann Original oder beglaubigte Kopie nötig ist

• Wenn die Stelle ausdrücklich eine Übersetzung „unter Vorlage des Originals“ verlangt. Die Bezirksregierung Köln etwa fordert das im Merkblatt zur ärztlichen Approbation.
• Wenn die Behörde keine Originale annimmt, sondern amtlich beglaubigte Kopien, an die die Übersetzung angeheftet ist (siehe nächster Abschnitt).
• Bei Gerichtsverfahren, wenn das Gericht es anordnet.

Einen Überblick, wer eine beglaubigte Übersetzung anfertigen darf und wie sich der Preis berechnet, finden Sie in unserem Ratgeber Beglaubigte Übersetzung: was, wer, wie viel.

Wenn Übersetzung und beglaubigte Kopie verbunden sein müssen

Manche Stellen wollen keine Originale in der Akte. Sie verlangen stattdessen eine amtlich beglaubigte Kopie des fremdsprachigen Dokuments, an die die Übersetzung fest angeheftet ist. Die Bezirksregierung Köln schreibt das für Approbationsanträge ausdrücklich: Bitte keine Originale senden, sondern amtlich beglaubigte Kopien. Fremdsprachige Unterlagen sind in (amtlich beglaubigter) Kopie an die jeweilige Übersetzung anzuheften. Beglaubigungen durch kirchliche Stellen gelten dort nicht als amtlich.

Die richtige Reihenfolge spart Zeit und Geld:

1. Original übersetzen lassen. Bei Approbation und ähnlichen Verfahren nach dem Original, wenn die Stelle das verlangt.
2. Beglaubigte Kopie des Originals besorgen. Beim Bürgeramt, beim Notar oder bei der ausstellenden Stelle.
3. Beides verbinden. Die Übersetzung wird an die beglaubigte Kopie geheftet, nicht an das Original. Ihr Original bleibt bei Ihnen.

Und die elektronische Übersetzung?

§ 34 Abs. 2 JustG NRW erlaubt, den Bestätigungsvermerk in elektronischer Form nach § 126a BGB zu erteilen, also mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES). Wir liefern Übersetzungen auf Wunsch als QES-signiertes PDF. Ob eine Behörde das PDF annimmt oder ein Papierexemplar mit Stempel will, ist von Stelle zu Stelle verschieden. Ein ausgedrucktes QES-PDF ist übrigens keine beglaubigte Übersetzung mehr, sondern nur eine Kopie davon. Die Signatur lebt in der Datei.

Die häufigsten Fehler

1. Das Original per Post verschicken, obwohl ein Scan reicht. Originale gehen verloren. Fragen Sie zuerst, ob die Behörde eine Übersetzung nach Kopie akzeptiert.
2. Beglaubigte Kopie mit beglaubigter Übersetzung verwechseln. Die eine bestätigt die Übereinstimmung einer Kopie, die andere die Richtigkeit einer Übersetzung. Das sind zwei verschiedene Leistungen von zwei verschiedenen Stellen.
3. Eine Kopie zur Beglaubigung bringen, deren Original Streichungen oder Tipp-Ex zeigt. Die Behörde darf dann nicht beglaubigen.
4. Nur eine Seite beglaubigen lassen. Beim Berliner Bürgeramt etwa geht das bei mehrseitigen Originalen nicht. Bringen Sie das vollständige Dokument mit.
5. Die Kopie zum falschen Zweck beglaubigen lassen. Eine amtliche Beglaubigung „zur Vorlage bei der Ausländerbehörde“ ist für eine andere Behörde oder einen privaten Empfänger nicht gedacht. Für Ausland und Privates ist der Notar zuständig.
6. Ein Urteil ohne Ausfertigung und Rechtskraftvermerk ins Ausland schicken. Für die Anerkennung in der Türkei reicht die zugestellte Abschrift in der Regel nicht.

„Die häufigste Frage bei uns lautet: Muss ich Ihnen das Original schicken? Fast immer ist die Antwort nein. Ein scharfes Foto genügt, und in meinem Vermerk steht ehrlich, wonach ich übersetzt habe. Anders ist es, wenn die Behörde schriftlich eine Übersetzung nach dem Original oder eine angeheftete beglaubigte Kopie verlangt. Dann sagen wir Ihnen das vorher, damit Sie nicht zweimal bezahlen.“

Ali Harun Balkaya
Ermächtigter Übersetzer, Balkaya Übersetzungen, Wuppertal

Häufige Fragen

Ali Harun Balkaya
Von den Landgerichten Frankfurt am Main und Limburg (Türkisch) sowie vom Oberlandesgericht Düsseldorf (Englisch) ermächtigter Übersetzer. Studium der Wirtschaftswissenschaften (Bergische Universität Wuppertal) und Management Information Systems (Boğaziçi Üniversitesi). Balkaya Übersetzungen liefert seit 2007 beglaubigte Übersetzungen in ganz Deutschland. Über uns

Weitere Ratgeber

Quellen

• § 33 VwVfG – Beglaubigung von Dokumenten
• § 42 BeurkG – Beglaubigung einer Abschrift
• § 47 BeurkG – Ausfertigung
• § 317 ZPO – Urteilszustellung und -ausfertigung
• § 34 JustG NRW – Bestätigung der Übersetzung
• Service Berlin – Beglaubigung von Kopien, Stand Juni 2026
• Bezirksregierung Köln – Merkblatt Antragsunterlagen Approbation Arzt
• e-Devlet – Barkodlu belge doğrulama

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung. Anforderungen, Gebühren und Verfahren können sich ändern und unterscheiden sich je nach Behörde und Bundesland. Prüfen Sie vor der Antragstellung die aktuellen Vorgaben der zuständigen Stelle.